Adjoint(e) à la direction

Nous sommes un bureau de génie conseil situé à Longueuil à la recherche de nouveaux membres pour ajouter à l’équipe. PME d’une vingtaine d’employés se spécialisant dans la mécanique du bâtiment (électricité, plomberie, ventilation), nous faisons majoritairement des édifices à condo de 3 à 20 étages, des projets commerciaux, ainsi que quelque maison unifamiliale à grand budget.

Rôle :

L’adjointe exécutive joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’entreprise en offrant un soutien administratif stratégique à la direction et à l’équipe interne. Elle veille à la fluidité des opérations quotidiennes, à la qualité des communications internes et externes, et à la mise en place de bonnes pratiques RH. Elle incarne les valeurs de professionnalisme, de bienveillance et de rigueur, tout en contribuant activement à la vie d’équipe à travers l’animation du club social.

  • Assurer le soutien administratif à la direction (gestion d’agenda, préparation de documents, coordination de réunions)
  • Gérer les comptes fournisseurs et clients (dépôts, paiements, facturation, suivi)
  • Coordonner les processus de fin de mois comptables (suivis des écritures, validations, rapprochement, préparation des dossiers)
  • Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs (offres de service, lettres officielles, rapports)
  • Participer à la gestion de la paie (collecte des informations, validations, transmission au fournisseur de paie)
  • Gérer les communications avec les clients (courriels, appels, accueil en personne)
  • Veiller à la gestion et au renouvellement des licences logicielles et outils numériques
  • Soutenir les activités RH (préparation de la paie, affichage de postes, gestion des vacances, intégration, assurances collectives)
  • Planifier, organiser et animer les activités du club social (événements internes, célébrations, reconnaissance, cadeaux, etc.)
  • Maintenir l’inventaire des fournitures de bureau et effectuer les achats nécessaires
  • Participer à l’amélioration continue des processus administratifs et interne
  • Préparer et émettre les factures clients et assurer le suivi des paiements
  • Effectuer les dépôts, paiements fournisseurs et conciliations de comptes
  • Participer aux activités de fin de mois comptables (classement, validation, rapprochements)
  • Compiler et valider les informations nécessaires au traitement de la paie
  • Mettre à jour les dossiers administratifs, financiers et RH
  • Rédiger et réviser des communications internes et externes
  • Coordonner la logistique des réunions et événements internes
  • Effectuer des suivis réguliers auprès des clients et partenaires
  • Grand sens de l’organisation et souci du détail
  • Excellente autonomie et sens des priorités
  • Discrétion, professionnalisme et jugement
  • Esprit d’équipe et collaboration
  • Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office) -mettre dans compétences
  • Rigueur et fiabilité dans la gestion des données financières
  • Assurance Dentaire
  • Assurance Maladie Complémentaire
  • Assurance Vie
  • Congés payés
  • Événements d’Entreprise
  • Stationnement sur place
  • Tenue Décontractée
  • Administration de bases de données: 3 ans (Obligatoire)

Type d’emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 65 000,00$ à 75 000,00$ par an

  • Français (Obligatoire)

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